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Fernarbeit kann sowohl Arbeitgebern als auch Arbeitnehmern Kosten ersparen, doch wenn Sie nicht über die richtige Ausrüstung verfügen, können Ihre Mitarbeiter auch die Verbindung zu Ihnen verlieren und Kommunikationsprobleme können entstehen.
Es waren eine Reihe technologischer Entwicklungen nötig – von mobilen Geräten bis zum schnellen Internetzugang – damit Mitarbeiter an unterschiedlichen Standorten in Verbindung bleiben und zusammenarbeiten können. Nun schafft eine neue Generation von Innovatoren die Voraussetzungen, um Fernarbeiter produktiver und kooperativer als je zuvor zu machen.
Als wäre man im selben Raum
Persönliche Kommunikation ist wichtig. Wie Justin Kruger an der New York University in seinem Bericht Egocentrism Over E-mail gezeigt hat, treten Missverständnisse per E‑Mail häufig auf, selbst wenn wir glauben, dass wir unser Anliegen gut zum Ausdruck bringen. Nichts kann Blickkontakt, Körpersprache und Änderungen des Tonfalls ersetzen.
Videokonferenz-Software ermöglicht es uns, selbst dann von diesen feinen Aspekten der Kommunikation zu profitieren, wenn sich Mitarbeiter weit entfernt aufhalten. Als Einstieg bieten sich kostenlose Optionen wie Apples FaceTime oder Google Hangouts an. Wenn Online-Meetings für Ihr Unternehmen immer wichtiger werden, können Sie eigens entwickelte Firmenlösungen ausprobieren, die über Funktionen wir Online-Whiteboards verfügen, beispielsweise Zoom.us oder die Integration von Microsoft Office in Skype for Business.
In Zukunft werden die virtuelle und erweiterte Realität die Geschäftskommunikation weiter verändern. Produkte wie Meta und Hololens von Microsoft erlauben weit voneinander entfernten Kollegen, mithilfe von Hologrammen oder besonderen Headsets 3D-Objekte miteinander zu teilen, für unglaublich lebensechte Produktvisualisierung oder immersive Weiterbildung.
Fortschritt verfolgen
Selbst wenn sich alle im selben Büro befinden, dann die Verfolgung von Fortschritten zeitaufwändige Meetings erfordern. Wenn sich alle Mitarbeiter an unterschiedlichen Orten aufhalten, kann es zu einer riesigen logistischen Herausforderung werden.
Fortschrittverfolgungs-Software wie I Done This ist darauf ausgelegt, Meetings zu ersetzen. Das Programm erinnert jeden Mitarbeiter, am Ende des Tages seinen Fortschritt zu aktualisieren, und die Informationen werden dann am Morgen zu einem Überblick zusammengefasst, sodass alle im Einklang anfangen können.
Für detaillierteres Projektmanagement verwendet Trello ein System gemeinsamer Tafeln, Karten und Listen, mit deren Hilfe der Fortschritt überwacht werden kann. Mitarbeiter können Aktivitätsprotokolle anlegen, in Echtzeit besprechen, was sie tun müssen, und jeden auf dem neuesten Stand halten.
Befreien Sie sich von E-Mail-Ketten
Jeder, der mit Kollegen an anderen Standorten zusammenarbeitet, kennt das Problem, sich in endlosen E-Mail-Ketten zu verstricken. E-Mails wurden in den 1970ern entwickelt und sind dem Kommunikationsvolumen der heutigen Geschäftswelt nicht gewachsen.
Ein paar Firmen versuchen, Unternehmen mit besseren Instant-Messaging-Systemen zu helfen, sich davon zu befreien. Slack ist dank seiner schnellen und einfachen Kommunikation rasch auf über sechs Millionen Nutzer angewachsen. Seine Nutzer schätzen, wie es eine gemeinsame Arbeitsumgebung erschafft, wo Gespräche organisiert und leicht erreichbar sind – so verringert es redundante Konversationen und bezieht jeden mit ein.
Eine Alternative ist Stride, das danach strebt, die gleichen Funktionen anzubieten wie Slack, sich aber gleichzeitig auf integrierte Video- und Audiokonversationen zu konzentrieren. Zusätzlich bietet es eine Funktion, die es einfacher macht, Gespräche in Handlungspunkte umzuwandeln.
Gemeinsam kreativ werden
Manchmal geht es bei Meetings nicht um Tagesordnungen oder Berichte – stattdessen sind sie kreative Räume, wo Strategien und Ideen entwickelt werden.
Mit Online-Tools für Mind Mapping, beispielsweise MindMeister, kann das gesamte Unternehmen sicher und in Echtzeit Ideen untereinander austauschen. Das Ergebnis dieses Brainstormings werden in visuellen Darstellungen der Verbindungen, Beziehungen und Hierarchien klar festgehalten, sodass es einfacher ist, das große Ganze zu sehen.
Köpfe in den Wolken
Als letztes Puzzleteil für Fernarbeit wird ein System benötigt, mit dem Dokumente geteilt werden können. In den Anfangszeiten der Fernarbeit mag das bedeutet haben, unablässig neue Entwürfe per E‑Mail zu versenden und zu versuchen, den Überblick über die jeweils endgültige Version zu behalten. Heute bedeutet es, in der Cloud zu arbeiten – wo Dokumente online gespeichert und sofort für jeden Nutzer aktualisiert werden.
Google Apps – umbenannt zu G Suite – hat der Zusammenarbeit in Echtzeit an Online-Dokumenten zum Durchbruch verholfen und inzwischen ist sie ein wesentliches Merkmal des Branchenstandards, der Microsoft Office Suite.
Für Unternehmen, die mit fachspezifischen Programmen oder vertraulichen Daten arbeiten, sind standardmäßige Cloud-Dienste möglicherweise keine Option. Stattdessen können sie ein Virtual Private Network (VPN) verwenden. Dieses schafft eine sichere Verbindung, über die sich Fernarbeiter auf den Servern des Unternehmens einloggen können und so Zugriff auf die Programme und Daten erhalten, die sie benötigen. So können Sie die Flexibilität erhöhen, ohne Abstriche bei der Sicherheit machen zu müssen.
