Ein Astronaut auf einem Laptop

Produktivität

Sind Sie für Telearbeit gerüstet?

Wenn Sie ein Telearbeiter werden möchten, müssen Sie meist zuerst Ihren Vorgesetzten davon überzeugen. Daniel Mobbs stellt die nötigen Fähigkeiten vor, von effektivem Zeitmanagement bis hin zu vertrauensvoller Kommunikation.

 

Telearbeit wird zwar immer beliebter, jedoch ist nicht jeder Mensch ein geborener Telearbeiter. Während einige Menschen problemlos außerhalb des Büros arbeiten können, geht dies bei anderen ohne die nötige Planung und Strategie für diese neue Arbeitsweise gründlich schief. „Jeder muss sich ehrlich die Frage stellen, ob er oder sie die Verantwortung und Erwartungen meistern kann, die mit Telearbeit einhergehen“, warnt Anthony Curlo, Geschäftsführer des IT-Recruiting und Personalaufbauunternehmens DaVinciTek(1).

Die gute Nachricht ist, dass praktisch jeder diese Fähigkeiten und Strategien erlernen und entwickeln kann. Bei der Betrachtung erfolgreicher Telearbeiter tauchen die gleichen Eigenschaften immer wieder auf. Wenn Sie also Ihren Vorgesetzten (oder sich selbst) davon überzeugen möchten, dass Telearbeit genau das Richtige für Sie ist, sollten Sie sich zuerst fragen, wie viele der folgenden Eigenschaften Sie mitbringen.

1. Konsequentes Zeitmanagement

Nur weil Sie remote arbeiten, gehört Ihre Zeit nicht Ihnen selbst. Ihr Vorgesetzter verlässt sich darauf, dass Sie Ihre Arbeitszeit so effizient wie möglich nutzen. „Sie müssen zeigen, dass Sie ebenso erreichbar, produktiv und effizient sind, wie Sie es im Büro wären“, sagt Emma Sue Prince, Autorin des Büroratgebers „The Advantage“.

Sie empfiehlt, sich zu Beginn jeder Woche etwas Zeit zu nehmen, um die Prioritäten zu planen und zu schätzen, wie viel Zeit für jede Aufgabe benötigt wird. „Erfassen Sie im Laufe der Woche Ihren Fortschritt auf der Grundlage der Ziele, damit Sie immer Planungssicherheit haben“, rät sie. „Sie können Ihre wöchentliche Planung sogar auf eine tägliche Planung erweitern und Ihre Zeit für bestimmte Aufgaben einteilen.“

Tobias van Schneider, ein freiberuflich und remote tätiger Designer aus New York, empfiehlt(2) die Verwendung einer Zeiterfassungs-App wie Toggl(3). Solche Apps erfassen nicht nur die Zeit, sondern senden auch Erinnerungen zur Zeiterfassung, sodass keine Lücken entstehen. „Unabhängig davon, ob Sie nach Stunden bezahlt werden oder nicht, sollten Sie Ihre Zeit erfassen, damit Sie eine bessere Vorstellung davon haben, womit Sie Ihren Arbeitstag verbringen“, betont er.

2. Klare Abgrenzung von Arbeitszeit und Freizeit

Einige Studien zeigen(4), dass manche Telearbeiter bis zu 75 Stunden pro Woche arbeiten (also deutlich mehr als Ihre Kollegen im Büro). Telearbeit sollte jedoch nicht bedeuten, dass man rund um die Uhr arbeitet. Einige Vorgesetzte empfinden immer erreichbare Mitarbeiter möglicherweise als gut für das Unternehmen. Vorausschauenden Chefs ist jedoch klar, dass dies vielmehr ein Rezept für Burnout und Unzufriedenheit ist.

„Manche Telearbeiter, die ihre Arbeit lieben, haben kein Problem damit, ohne Unterbrechung zu arbeiten“, beschreibt Chris Dyer, Autor des Buchs „The Power of Company Culture“. „Es braucht jedoch Grenzen und Pausen zum Abschalten, um Frust und Burnout vorzubeugen. Wenn Telearbeitern bewusst ist, wann sie eine Pause brauchen, können sie ihre Aufgaben effizienter bearbeiten und ihr volles Potenzial ausschöpfen.“

Erfolgreiche Telearbeiter kommunizieren klar und deutlich an ihre Kollegen, was ihre Arbeitszeiten sind und wie sie am besten erreichbar sind (z. B. Slack, Skype, E-Mail oder Telefon). Sie teilen außerdem mit, wenn sie während der Arbeitszeit nicht am Computer sind und vor allem wenn sie Feierabend machen.

3. Gewissenhafte Kommunikation

„Kommunikation ist der Schlüssel für Telearbeiter, sie erledigt sich jedoch nicht von selbst“, mahnt Susana Rowles, kaufmännische Leiterin von Target Internet, einem Unternehmen, das ausschließlich Telearbeiter beschäftigt. „Auch wenn Sie sich nicht persönlich gegenübersitzen, können Sie trotzdem eine Beziehung zu jemandem aufbauen. Nehmen Sie sich jeden Tag ein wenig Zeit, um mit Ihren Kollegen zu kommunizieren, und machen Sie dies zu einem festen Bestandteil Ihrer Arbeitshaltung.“

In einem Aufsatz für die Harvard Business Review(5) weisen Erica Dhawan und Tomas Chamorro-Premuzic darauf hin, dass kurze Aussagen nicht immer klare Aussagen sind. „Manchmal benutzen wir möglichst wenige Wörter, weil wir effizient sein möchten“, erläutert Dhawan. „Aufgrund dieser Knappheit verlieren Ihre Kollegen jedoch Zeit, um Ihre Nachrichten zu interpretieren (und verstehen sie meistens trotzdem falsch).“

„Sie können nicht davon ausgehen, dass andere Ihre Stichwörter und abgehackten Sätze verstehen“, fügt Chamorro-Premuzic hinzu. „Nehmen Sie sich die Zeit, über jedes Medium klar und deutlich zu kommunizieren.“

Die beiden Autoren empfehlen außerdem die Einführung einer Kommunikationsnorm für das Team, die größere Klarheit schaffen soll. Sie verweisen dabei auf Unternehmen wie Merck, das Abkürzungen für seine digitalen Kommunikationswege festgelegt hat, z. B. „4HR“ für „Four Hour Response“ und „NNTR“ für „No Need to Respond“. Diese Kürzel sorgen für eine unmissverständliche und sichere Kommunikation.

„Normen können auch auf individueller Ebene festgelegt werden, beispielsweise die bevorzugte Antwortzeit, der Schreibstil und der Tonfall einer Person“, führt Dhawan aus. „Manche Mitarbeiter bevorzugen zum Beispiel kurze und prägnante Nachrichten, während anderen längere und detaillierte Antworten lieber sind. Auch in Sachen Humor und Formalität sind die Geschmäcker sehr verschieden.“

Zwei Personen mit Sprechblasen über den Köpfen

Experten empfehlen, sich ausreichend Zeit für klare Kommunikation unabhängig vom Medium zu nehmen.

 

4. Technische Kompetenz

Technische Kompetenz ist eine Grundvoraussetzung für Telearbeit“, hebt Anna Johansson, Journalistin für Entrepreneur(6) hervor: „Was Sie sich auf keinen Fall leisten können, sind Telearbeiter, die das IT-Team ständig mit einfachen Problemen aufhalten, die ohne Weiteres lösbar wären.“

Auch wenn Ihr Vorgesetzter wahrscheinlich davon ausgeht, dass Sie die Cloud, Videokonferenzsysteme und interne Nachrichtenkanäle wie Slack im Schlaf beherrschen, sollten Sie sich nicht auf den Lorbeeren ausruhen. „Lernbereitschaft und Anpassungsfähigkeit sind immer gefragt und möglicherweise noch wichtiger als herausragende organisatorische Fähigkeiten“, betont Tom Livingstone, Marketingleiter der Personalagentur Talentful.

Bleiben Sie über die neuesten Technologien für Telearbeit auf dem Laufenden und halten Sie sich nicht mit Anregungen zurück, wenn Sie eine Möglichkeit sehen, Technologie zur Optimierung eines Prozesses einzusetzen. Deepina Kapila, Produktmanagerin bei Visa(7), empfiehlt YouTube Live(8) zur Aufzeichnung kurzer Videos oder für Live-Broadcasts oder Schulungssitzungen für Ihr Team. „Es ist eine Alternative zu Google Hangouts zur globalen Skalierung der globalen Kommunikation“, beschreibt sie.

„Wenn Sie ein Team aus Telearbeitern leiten und dessen Zufriedenheit messen möchten, können Sie Chimp or Champ(9) verwenden“, fügt sie hinzu. „Dieses anonyme Programm zur wöchentlichen Messung der Mitarbeiterzufriedenheit wurde genau für diesen Zweck entwickelt. Teams können über diese Plattform auch selbst Feedback geben, ähnlich wie beim klassischen Kummerkasten.“

5. Integration

Eine der größten Sorgen neuer Telearbeiter ist, dass sie den Anschluss an ihre Kollegen verlieren; nach dem Prinzip „aus den Augen, aus dem Sinn“. In einer aktuellen Befragung(10) von 1.100 Angestellten wurde festgestellt, dass Telearbeiter sich häufig ausgeschlossen fühlen. Wenn Ihr Vorgesetzter Sie nicht sehen kann, wie kann er Ihnen dann eine Beförderung anbieten oder neue Möglichkeiten aufzeigen?

Erfolgreichen Telearbeitern ist hingegen klar, dass sie selbst dazu beitragen können, integriert und wahrgenommen zu werden. „Selbstvertrauen und proaktives Verhalten sind von grundlegender Bedeutung“, beschreibt Tom Livingstone. „Senden Sie hin und wieder frühzeitig eine Nachricht, mit der Sie jemanden über Ihren Fortschritt und Ihre Ideen auf dem Laufenden halten. Das macht schon viel aus.“

Wichtig ist, dass Sie wo immer möglich Initiative und Begeisterung für Ihre Rolle an den Tag legen. Sie sollten Ihrem Vorgesetzten gegenüber auch ausdrücken, dass Sie gerne die Leitung über Projekte übernehmen würden, und neue Ideen in regelmäßigen Telefongesprächen mitteilen. Außerdem sollten Sie positives Feedback Ihrer Kunden hin und wieder auch Ihrem Vorgesetzten mitteilen.

Sorgen Sie dafür, dass Ihr Vorgesetzter Sie so gut wie möglich im Blick hat. Dies erreichen Sie über ein Projektmanagementsystem (z. B. Basecamp(11)), mit dem Sie Ideen aktiver besprechen und die Zusammenarbeit mit Ihren Kollegen besser dokumentieren können. Als direktere Alternative schlägt Michael Ferguson, Geschäftsführer von Rainmakers(12) regelmäßige Videoanrufe als Ergänzung zur E-Mail-Kommunikation vor. „Dadurch wird die Zusammenarbeit verbessert“, versichert er. „Durch das Gespräch von Angesicht zu Angesicht werden Zusammenarbeit, Produktivität, Effizienz und Weiterentwicklung verbessert.“

 


Daniel Mobbs ist ein Wirtschaftsjournalist aus dem Vereinigten Königreich.

Quellen:

(1) https://www.bizjournals.com/bizjournals/how-to/human-resources/2016/02/working-remotely-isn-t-right-for-everyone.html

(2) https://www.vanschneider.com/manage-time-remote-worker

(3) https://toggl.com/

(4) https://www.bc.edu/content/dam/files/centers/cwf/research/publications/
researchreports/Bringing%20Work%20Home_Telecommuting

(5) https://hbr.org/2018/02/how-to-collaborate-effectively-if-your-team-is-remote

(6) https://www.entrepreneur.com/article/289370

(7) https://skillcrush.com/2016/10/24/remote-work-tools/

(8) https://www.youtube.com/channel/UC4R8DWoMoI7CAwX8_LjQHig

(9) http://chimporchamp.com/

(10) https://hbr.org/2017/11/a-study-of-1100-employees-found-that-remote-workers-feel-shunned-and-left-out

(11) https://basecamp.com/

(12) https://hbr.org/2018/01/stop-neglecting-remote-workers