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Ohne E-Mails würde gar nichts laufen, aber immer mehr Arbeiter verbringen ihre Zeit mit der Bearbeitung überfüllter Posteingänge. Matthew Jenkin stellt sieben Methoden zur Minimierung der E-Mail-Belastung vor.
Jeden Tag werden ungefähr 269 Milliarden E-Mails versendet(1), das sind fast 3,1 Millionen pro Sekunde. Mit einem erwarteten jährlichen Wachstum des E-Mail-Verkehrs von 4 %(2) kommt es nicht überraschend, dass viele Arbeitskräfte ihre Posteingänge kaum noch bewältigen können und das Gefühl haben, dass sie durch E-Mails an ihrer Arbeit gehindert werden. Überfüllte Postfächer in den Griff zu bekommen, wird für viel beschäftigte Unternehmer immer wichtiger. Daher stellen wir Ihnen sieben innovative Methoden vor, mit denen Sie einen E-Mail-Kollaps im Jahr 2019 verhindern können.
1. Markieren Sie E-Mails in der Betreffzeile
Richard Davies, Gründer des Softwareunternehmens GPS Goal Trak(3) markiert E-Mails eindeutig, damit der Empfänger seine Nachrichten priorisieren und danach sortieren kann, auf welche er unverzüglich reagieren muss. Die E-Mails werden mit einem der folgenden drei Wörter in der Betreffzeile markiert: „<Info>“ für E-Mails, die nur zur Information dienen, „<Action>“, wenn vom Empfänger eine Reaktion oder Handlung erwartet wird und „<Comment>“, wenn vom Empfänger eine Meinungsäußerung oder Rückmeldung erwartet wird.
„Ich habe früher über 100 E-Mails pro Tag erhalten. Das Problem dabei ist, dass die Absender sehr fahrlässig mit ihren Einträgen in die Betreffzeile sind. Dabei ist dies besonders für Unternehmer mit einem wachsenden Team wichtig. Sie müssen Betreffzeilen klug einsetzen“, erklärt Davies.
2. Richten Sie mehrere E-Mail-Konten ein
Die Unternehmerin Lana Elie berichtet, dass sie mehrere E-Mail-Adressen gleichzeitig nutzt. Wichtige E-Mails gehen an ein Postfach und werden beim Empfang sofort auf ihrem Telefon oder Desktop angezeigt. Sonstige E-Mails werden an ein anderes Postfach gesendet, dem sie sich jeden Tag für einen festgelegten Zeitraum widmet.
„Es ist extrem wichtig, dass man sich jeden Tag etwas Zeit für seine E-Mails nimmt. Andernfalls schiebt man das nur vor sich her, bis die Menge unmöglich zu bewältigen ist oder Fristen zum Antworten verstrichen sind“, warnt sie. „Ich schaue morgens als erstes in jedes Postfach und sortiere die E-Mails nach ihrer Dringlichkeit. So habe ich schon eine feste Deadline für jede E-Mail im Kopf, die ich beantworten muss.“
3. Schalten Sie App-Meldungen aus
„Keine E-Mail muss innerhalb von 10 Sekunden beantwortet werden“, unterstreicht Sara Tye, Gründerin und Leiterin von redheadPR. „So etwas kann warten und eine Meldung auf dem Startbildschirm des Handys lenkt nur ab. Ein Vibrationsalarm ist noch schlimmer. Man kann nach einer Besprechung einfach sein Postfach öffnen, durchgehen, sortieren und archivieren.“
Psychologen stimmen dem zu, da ständige Meldungen ihnen zufolge eine der häufigsten Ursachen für Stress sind. Aus einem Bericht(4) des in London ansässigen Future Work Centre, das psychologische Studien über die Arbeitserfahrungen von Menschen durchführt, geht Folgendes hervor: Das ununterbrochene Überprüfen und Lesen von E-Mails über Push Notifications, die dem Benutzer neue Nachrichten auch dann melden, wenn diese nicht in der Mail-App selbst eingegangen sind, löst starke Symptome von Anspannung und Sorge aus.
„Filtern heißt das Zauberwort“, sagt Simon Corbett, CEO von Jargon PR
4. Legen Sie feste Uhrzeiten für E-Mails fest
Home-Office-Technologien haben unsere Arbeitsweise so schnell verändert, dass es schwer ist, sich vorzustellen, wie es einmal war, als Unternehmen feste Öffnungszeiten hatten und von ihren Angestellten nicht erwarteten, dass diese sich in ihrer Freizeit „einloggen“. Davies schlägt jedoch vor, dass Unternehmer genau das tun sollten. Er sagt, dass der Druck auf die Unternehmen selbst sowie auf das Team, immer verfügbar zu sein, nicht nur zu Stress, sondern auch zu anderen Ineffizienzen führen kann.
Er sagt Folgendes: Wenn man außerhalb der Bürozeiten zu später Stunde noch E-Mails schreibt, anstatt sich die Zeit zu nehmen, seine Gedanken sorgfältig zu sortieren und in einer einzigen klaren und prägnanten E-Mail zu formulieren, dann feuert man wahllos Ideen heraus, die einem gerade durch den Kopf schießen.
„Vor allem wenn man delegiert, geht man ein höheres Risiko ein, dass [das Team] sich überfordert fühlt“, erklärt er weiter. „Die Qualität und Struktur der Korrespondenz sind wichtig. Es kann schnell passieren, dass alles, was in einer E-Mail hätte gesagt werden können, auf drei E-Mails verteilt wird.“
5. Filtern Sie Ihre Nachrichten
Filtern ist ganz wichtig und Gmail eignet sich hervorragend dafür, meint der Unternehmer Simon Corbett. Der CEO von Jargon PR schlägt vor: „Erstellen Sie einen Ordner mit der Bezeichnung „Lesen“ und verschieben Sie jede unwichtige E-Mail in diesen Ordner. Wenn die E-Mail eine hohe Dringlichkeit hat oder wichtig ist, dann hat sie Priorität. Wenn nicht, dann landet sie im „Lesen“-Ordner. Nehmen Sie sich dann jeden Freitag eine Stunde Zeit, um diese E-Mails durchzugehen. Sie werden erstaunt sein, auf wie viele E-Mails Sie nicht antworten müssen.“
Tye sagt, dass in ihrem Unternehmen die Anzahl der E-Mails im Posteingang auf 50 begrenzt wird. Die Mitarbeiter werden gebeten, eingehende E-Mails im Laufe des Arbeitstages abzulegen, zu speichern und zu löschen. Sie meint, dass dadurch der Stress reduziert und sichergestellt wird, dass man am Ende des Tages einen geordneten Posteingang hat.
Der Gründer von Emphasis Training und Emphasis 360, Rob Ashton schreibt(5), dass es mehrere Apps gibt, die dabei helfen, E-Mails besser zu archivieren und zu organisieren. Er empfiehlt die App Sanebox(6), die E-Mails ausgehend vom Verlauf und Verhalten des Nutzers sortiert. Die App WeekWill(7) benachrichtigt den Nutzer und ruft ihn sogar an, wenn er eine E-Mail von einer Person erhält, die als „wichtig“ markiert wurde. Dank dieser Funktion kann die E-Mail-App sogar ganz ausgeschaltet werden.
6. Die „ART“, E-Mails zu schreiben
Davies hatte die Idee zu diesem aussagekräftigen Akronym, das beim Sortieren des Posteingangs ganz nützlich ist:
Action (Handeln): „Wenn Sie handeln müssen, dann tun Sie es sofort oder legen Sie einen Termin in Ihrem Kalender fest, an dem Sie diese Handlung durchführen wollen.“
Reply (Antworten): „Wenn der Absender um eine Antwort bittet, verschieben Sie die Antwort nicht auf später. Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um Ihre Antwort zu verfassen. Machen Sie es sofort. Sie haben bereits Zeit dafür aufgebracht, die E-Mail zu lesen. Sie werden Zeit verschwenden, wenn Sie sich die E-Mail für später aufbewahren und sie nochmals lesen, um darauf zu antworten. Wenn Sie schon angefangen haben, dann bringen Sie es auch zu Ende.
Trash (Papierkorb): „Freunden Sie sich mit der „Entfernen“-Taste an, und löschen Sie alles, was Ihren Posteingang unnötig füllt.“
7. Halten Sie sich an die magische Zahl 15
Manchmal ist weniger mehr. Davies ist der Meinung, dass diese Aussage besonders auf E-Mails zutrifft. Seine erste Faustregel lautet: Wenn man nach unten scrollen muss, um die ganze E-Mail zu lesen, ist sie zu lang und der Leser wird sie wahrscheinlich nicht zu Ende lesen. Er behauptet, dass man sich oft Zeit und Arbeit sparen kann, wenn man seine Aussage in 15 Wörtern in die Betreffzeile packt. Zum Beispiel: „Schicke mir bitte diesen Bericht bis morgen 16 Uhr!“ Dann muss man nicht die E-Mail öffnen, lesen und beantworten. Es ist vollkommen unnötig, so Davies.
„Wenn Sie eine E-Mail senden und alles, was man wissen muss, bereits in der Betreffzeile steht, dann spart es dem Leser Zeit,“ meint Davies. „Das erfordert viel Disziplin, denn man muss präzise formulieren. In den meisten E-Mails wird zu viel um den heißen Brei herum geredet.“
Matthew Jenkin ist freier Journalist aus Großbritannien und ehemaliger Redakteur von Guardian Careers, dem Online-Portal rund ums Thema Arbeit der britischen Tageszeitung The Guardian.
Quellen:
(1) http://www.radicati.com/wp/wp-content/uploads/2017/01/Email-Statistics-Report-2017-2021-Executive-Summary.pdf
(2) http://www.radicati.com/wp/wp-content/uploads/2017/06/Email-Market-2017-2021-Executive-Summary.pdf
(3) https://www.gpsgoaltrak.com/
(4) http://www.futureworkcentre.com/2016/01/press-release-how-you-manage-your-emails-may-be-bad-for-your-health/
(5) https://www.theguardian.com/small-business-network/2015/aug/18/email-overload-escape-tyranny-inbox
(6) https://www.sanebox.com/
(7) http://www.weekwill.com/
