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Ein Büro, dass in der Lage ist, Daten zu den Aktivitäten seiner Benutzer zu sammeln, klingt möglicherweise ein wenig wie etwas aus dem Buch „1984“ von George Orwell, aber es ist deutlich harmloser – und viel nützlicher – als Sie denken, so James Mitchell von Regus während eines Gesprächs mit Hannah Hudson.
„Einer der großen Vorteile eines flexiblen Arbeitsplatzes ist eben, dass er flexibel ist … aber woher weiß man, wie viel Platz man wirklich benötigt?“ fragt James Mitchell, Head of Business Solutions bei Regus. „Und woher weiß man, wie die Mitarbeiter die Örtlichkeiten nutzen? Und was sie brauchen? Wäre es nicht toll, wenn man das herausfinden und den Arbeitsplatz dadurch verbessern könnte?“
Mitchell arbeitet seit fast einem Jahrzehnt bei Regus und kümmert sich jetzt um Lösungskonzepte für die IT-Abteilung des Unternehmens. Dabei geht es unter anderem darum, zu erforschen, wie Daten, die in den Business Centern von Regus gesammelt werden, dazu verwendet werden können, den Arbeitsplatz für Unternehmen und deren Angestellte möglichst angenehm zu gestalten.
„Das Sammeln von Daten ist ein wichtiger Teil des Gestaltungsprozesses und hilft uns dabei, die Bedürfnisse unserer Kunden wirklich zu verstehen“, meint er. „Es geht nicht darum, Kaffeetassen zu zählen, sondern darum, nach größeren Trends und Mustern zu suchen und diese Informationen zu verwenden, um Unternehmen und deren Angestellte zu stärken.“
Klimakontrolle
Ein einfaches Beispiel ist die Überwachung des Datenvolumens. „Indem wir das durch die Internetverbindungen verbrauchte Datenvolumen messen, können wir vorhersagen, wann wir weitere Kapazitäten schaffen müssen“, erklärt Mitchell. „Indem wir dies tun, können wir sicherstellen, dass alle die optimale Leistung erhalten, wann immer sie diese benötigen und somit effizient arbeiten können.“
Daten können auch auf andere Arten hilfreich sein, z. B. damit das Arbeitsumfeld angenehmer wird. „Ein großer Teil des Feedbacks von Besuchern des Zentrums bezieht sich auf Probleme mit der Temperatur in den Räumen“, so Mitchell. „Deshalb entwickeln wir ein Programm, um den Einsatz von Sensortechnologien in diesem Umfeld zu prüfen, um dabei zu helfen, dies zu überwachen und zu melden.“
Mitchell erläutert, wie ein verbundenes System möglicherweise in Zukunft funktionieren könnte: „Wenn Temperatursensoren aus jedem Raum Feedback an ein zentrales System senden, könnten wir diese Daten nutzen, um Probleme zu ermitteln und zu beheben, noch bevor sie irgendjemand bemerkt.“
James Mitchell, Head of Business Solutions bei Regus
Anwenderfreundlich
Sensortechnologien können auch auf andere Weise genutzt werden. „Genau wie im Einzelhandel könnten wir Anwesenheitserfassung und Wärmenachverfolgung nutzen, um Wegpläne zu erstellen, die uns dabei helfen, das Design und Layout der Büros zu optimieren“, sagt Mitchell.
Greift es nicht in die Privatsphäre ein, wenn überall Sensoren angebracht sind? „Der Schlüssel ist, niemals zu vergessen, dass erhobene Daten immer anonymisiert werden und sich nie einer Person zuschreiben lassen“, sagt er. „Wir wollen lediglich das Arbeitsumfeld besser verstehen und erheben nur Daten, die dafür relevant sind. Unser Ziel ist es, dass das Zentrum den Menschen, die es nutzen, ein besseres Umfeld bietet.“
„Denken Sie an Ihr Auto“, fügt er hinzu. „Dank der GPS-Technologie weiß der Hersteller, wie Sie fahren, wohin Sie fahren, wie schnell und vieles mehr. Der Hersteller weiß nicht, dass Sie das sind und es kümmert ihn auch nicht. Er will nur wissen, was er tun kann, um das Auto noch besser zu machen, damit die Fahrt noch sicherer und angenehmer wird.“
Mitchell betont ausdrücklich, wie wichtig es ist, die Privatsphäre der Nutzer zu respektieren, insbesondere im Hinblick auf die im Mai 2018 in Kraft getretene DSGVO. „Wir haben gerade ein großes Programm durchgeführt, um sicherzustellen, dass Regus die Vorgaben der neuen europäischen Datenschutzgesetze erfüllt“, sagt er. „Und wir prüfen, wie wir es am besten in unsere globalen Tätigkeiten einbinden können, und zwar nicht nur in den Ländern, die von der Gesetzgebung betroffen sind. Die Privatsphäre ist für uns alle wichtig und wir wollen mehr tun, als uns nur an die lokalen Gesetze zu halten.“
Bessere Büros
Letztendlich, so Mitchell, wird das Erfassen all dieser Daten zu einem besseren Arbeitsumfeld führen. „Wir möchten verstehen, wie die Menschen unsere Zentren nutzen, damit wir ihnen mehr von dem anbieten können, was sie sich wünschen, und weniger von dem, was sie nicht benötigen“, meint er. „Wenn wir neue Zentren entwerfen, könnten wir die Grundrisse anpassen, um den Wünschen der Menschen zu entsprechen, z. B. indem wir die Anzahl der Schreibtische reduzieren oder die Lounge-Bereiche vergrößern.
„Wir könnten auch die bestehenden Business Center verbessern. Zusätzlich zur Temperatur könnten wir den Lärmpegel und die Helligkeit des Lichts überwachen und diese Erkenntnisse anwenden. Ob wir dann Schallwände nutzen, weißes Rauschen einsetzen oder in einigen Bereichen helleres Licht verwenden – all das sind Aspekte, bei denen wir mehr auf die Bedürfnisse unserer Kunden eingehen können.“
In Zukunft könnten Daten sogar dafür verwendet werden, einen vollständig personalisierten Arbeitsplatz für jeden Einzelnen zu gestalten. „Stellen Sie sich vor, Sie kämen zur Arbeit und dort ist alles genau so, wie sie es möchten“, sagt Mitchell. „Der Raum hat die richtige Temperatur, die Beleuchtung ist genau richtig, das Netzwerk ist schon eingerichtet und Ihre Tools sind startklar. Wir könnten sogar schon eine Tasse Kaffee nach Ihren Vorlieben bereitstellen.“
„Das ist die Macht der Daten in der realen Welt“, fügt er hinzu. „Wenn man richtig und verantwortungsbewusst damit umgeht, können sie uns dabei helfen, Wege zu finden, besser zu leben.“
Hannah Hudson ist Redakteurin des Regus Magazins.
