Konferenzschaltungen: Ihr Weg zu kurzen, produktiven Meetings

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Einer Untersuchung von Atlassian zufolge ist jedes zweite Meeting unproduktiv oder Zeitverschwendung. Das entspricht im Schnitt 31 verlorenen Arbeitsstunden pro Monat, viele davon während Konferenzschaltungen. Keine Überraschung, dass 82 % der Berufstätigen in den USA und UK angeben, während Telefongesprächen weniger produktiv zu sein. Und doch werden diese Telefonate für viele von uns immer mehr zum Tagesgeschäft. Regus-Studien zeigen, dass etwa die Hälfte der Angestellten weltweit im Schnitt zweieinhalb oder mehr Tage nicht vom Büro aus arbeiten – eine Zahl, die in Brasilien und Mexiko auf mehr als 60 % ansteigt. Berücksichtigt man zudem die Tatsache, dass schnell wachsende Unternehmen immer mehr auf Nearshoring, sowie auf Fernarbeit setzen, um ihre Skalierbarkeit zu erhöhen, kommt man schnell zu dem Schluss, dass Meetings nicht immer intern abgehalten werden können.

Doch müssen Telefonate nicht unbedingt lang und zeitraubend sein. Hier einige Tipps, wie Sie sie kurz und knackig und produktiv halten können – dazu einige Alternativen zum Telefonieren.

Verkürzen Sie Ihre Gesprächszeit

• Planung ist der Schlüssel. Planen Sie ein Telefonat wie jedes andere Meeting auch; vergewissern Sie sich, dass Sie im Vorfeld eine Agenda versendet haben mit der vorgesehenen Zeit und den Zielen und Themen, die besprochen werden sollen. Stellen Sie sicher, dass es einen Gesprächsleiter gibt, der dafür sorgt, dass die Beiträge nicht vom Thema abweichen und im zeitlichen Rahmen bleiben. Schließen Sie das Telefonat mit einer kurzen Zusammenfassung dessen ab, was besprochen wurde und stellen Sie Aktionspunkte zusammen, wie es weitergehen soll.
• Streichen Sie Unnötiges. Untersuchungen zeigen, dass 23 % einer Konferenzschaltung für unnötige Gespräche verloren gehen – häufig dadurch, dass ständig neue Gesprächsteilnehmer hinzukommen und nachfragen, wer schon in der Leitung ist. Wenn Sie ausschließlich Gesprächspartner hinzuziehen, deren Teilnahme wirklich erforderlich ist und hinterher allen anderen Notizen mit den wichtigsten Erkenntnissen zukommen lassen, kann dies für erhebliche Zeiteinsparungen sorgen und Sie können sich sofort wieder dem Wesentlichen widmen.

Was sind die Alternativen?

• Profitieren Sie von flexiblen Arbeitsbereichen. Wenn Sie Business-Lounges oder Tagungsräume flexibel in Ihre Planung miteinbeziehen, können Sie wichtige Meetings persönlich und an Orten abzuhalten, die passend für Ihre Mitarbeiter sind, ohne dass Ihnen die Kosten einer permanenten Investition entstehen.
• Nutzen Sie Technologien optimal aus. Videokonferenzräume mindern die Wahrscheinlichkeit, dass Teilnehmer während des Gesprächs von anderen Aufgaben abgelenkt werden und schließen Verwirrung darüber aus, wer gerade spricht. Wöchentliche Statusgespräche, bei denen es womöglich nur wenig zu berichten gibt, lassen sich manchmal durch gemeinsame Verlaufsdokumente in der Cloud ersetzen. Auf diese Weise kann jeder dort eingeben, wie weit er gerade ist, ohne dass dafür alle gleichzeitig zusammenkommen müssen.