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Virtuelle Assistenten: Wie freie Home-Worker unser Leben leichter machen


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Virtuelle AssistentinDer Trend zu Remote-Arbeitsplätzen ist ungebrochen. Es scheint für mehr oder weniger alles irgendetwas Virtuelles zu geben. Ein solches virtuelles Etwas mit echtem Mehrwert für beinahe jedes Unternehmen ist das Schweizer Taschenmesser der Büroarbeit – ein virtueller Assistent. Er oder sie arbeitet normalerweise selbstständig und von einem Home Office aus. Diese Remote-Version eines persönlichen Assistenten kann sich als sehr praktisch erweisen, wenn es darum geht, ein großes Arbeitspensum zu bewältigen. Und das ganz ohne die dauerhaften Kosten und den Aufwand fest angestellter Mitarbeiter.

Wir sehen uns ein paar der Vorteile an, die virtuelle Assistenten bieten: Was sie tun, wie ihr euer Unternehmen besser macht und wie ihr am besten bei der Auswahl vorgeht.

Ein virtueller Assistent sollte nicht weniger kompetent sein als eine Kraft vor Ort

Es wäre ein Fehler zu glauben, ein Freelance-Assistent hätte keine Erfahrung und kein Fachwissen. Tatsächlich bringen viele der virtuellen Assistenten (VA) Jahre an Erfahrung mit, während derer sie für große Unternehmen gearbeitet haben. Ihr könnt also sogar von ihrer Erfahrung und ihren Talenten profitieren.

Warum aber gibt man eine Festanstellung auf und wird Freelancer? Gründe dafür gibt es viele – Familiengründung und die Notwendigkeit, die Arbeit um das Privatleben herum zu organisieren. Oder vielleicht müssen die Rechnungen bezahlt werden, während man am nächsten literarischen Meisterwerk arbeitet. Vielleicht hatte er oder sie auch nur einfach die Nase voll vom Pendeln und der Firmenpolitik. Oder jemand möchte gerne Abwechslung und die Arbeitszeit auf unterschiedliche Kunden und Branchen aufteilen. Der Grund ist nicht wirklich ausschlaggebend. Was aber zählt: Ihr findet kompetente Hilfe, mit der ihr euer Unternehmen besser gestaltet.

Kostengünstig und ohne Verpflichtung

Weil VA normalerweise als Freelancer arbeiten, bezahlt ihr auch wirklich nur die Arbeit, die tatsächlich anfällt. Wenn ihr also gerade von der Messe kommt und Hunderte neuer Geschäftskontakte habt, die in die Datenbank müssen, übernimmt ein virtueller Assistent die ermüdende Dateneingabe. Ihr habt den Kopf frei für den nächsten Schritt in eurem Unternehmen. Und mit der Arbeit endet auch eure Verpflichtung. Wenn Assistenten ihre Sache gut gemacht haben, könnt ihr sie beim nächsten Mal für ein neues Projekt engagieren. Und wenn nicht, findet ihr jemand anderen.

Und weil ein VA kein Mitarbeiter ist, müsst ihr euch nicht über Einkommensteuer, Urlaubsansprüche oder Sozialversicherung Gedanken machen. Das ist optimal für Selbstständige, die Hilfe brauchen, aber nicht den Papierkrieg möchten, den man als Arbeitgeber am Hals hat.

Es gibt eine Menge an Dingen, mit denen ein VA euch mehr Zeit verschafft

Tatsächlich könnt ihr mit einem virtuellen Assistenten die überwiegende Mehrzahl der Aufgaben delegieren, die ein angestellter Assistent tun würde – vielleicht mal abgesehen vom Kaffeekochen! Natürlich müsst ihr klare Grenzen festlegen, ehe ihr Aufgaben an einen VA übergebt. Ihr möchtet beispielsweise nicht, dass das Wording an Marketingmaterialien geändert wird. Hier einige Bereiche, für die ihr VA anheuern könntet:

Online-Recherche wie etwa bei der Überprüfung von Bewerbern, dem Ausfindigmachen von Wettbewerbern oder möglichen Kunden.

Rechnungen begleichen, verschicken und eintreiben. Achtet nur zunächst darauf, eine gute Beziehungen aufzubauen sowie ein gewisses Maß an Vertrauen.

E-Mails im Griff behalten: Nachdem ihr einige klare Leitlinien festgelegt habt, kann ein Assistent auf alltägliche Nachrichten in eurem Namen antworten und die kritischen herauspicken und an euch weiterleiten.

Geschäftsreisen planen und buchen.

E-Mail-Newsletter oder Marketingkampagnen verfassen und versenden.

Kundenbeschwerden oder Anfragen bearbeiten.

• Alle sozialen Verpflichtungen übernehmen – wie das Versenden von Weihnachtskarten und Dankesbriefen an Kunden und so weiter.

Mitarbeiter am ArbeitsplatzEs gibt nur eine begrenzte Anzahl an Stunden pro Woche, die ihr in euer Unternehmen investieren könnt. Sonst droht euch der Zusammenbruch. Und wenn viele der kleineren, sich wiederholenden Aufgaben erledigt sind, könnt ihr Zeit und Energie auf mehr Umsatz und die wichtigen Entscheidungen konzentrieren. Wenn ihr aber einfach jemanden braucht, der von einer beeindruckenden Adresse aus Anrufe entgegen nimmt und E-Mails beantwortet, dann ist es möglicherweise günstiger, sich für ein Virtual Office zu entscheiden.

Auswahl eines virtuellen Assistenten

Es ist gut daran zu denken, dass ein VA vielleicht kein Angestellter ist, euer Unternehmen aber wahrscheinlich regelmäßig repräsentiert. Wählt also weise. Hier einige der wichtigsten Punkte, auf die ihr bei einem VA achten solltet:

Kompetenzen im Kundenservice: VAs sind vielleicht „virtuell“ – sie sind es aber, die euren Kunden und Lieferanten per Telefon und E-Mail antworten. Weil der erste Eindruck wichtig ist, achtet darauf, wie der Erstkontakt verläuft. Wie wirkt die Person am Telefon? Wie sind Rechtschreibung und Grammatik in der Antwort, die ihr erhalten habt?

Zuverlässigkeit und Effizienz: Wie lange hat die Antwort auf eure Anfragen gedauert? So lange kann es auch dauern, bis die Anfrage eines wichtigen Kunden oder eine dringende Antwort bearbeitet sind.

Relevante Fertigkeiten und Erfahrung: Wie bei der Anstellung eines Assistenten solltet ihr auf dieselbe Weise prüfen, ob die Person der richtige Kandidat, die richtige Kandidatin für den Job ist – Projektmanagement, IT-Kompetenz, Erfahrung mit wichtiger Software und so weiter. Idealerweise bringt der VA auch Referenzen mit, die ihr nachfassen könnt.

Ausstattung des Homeoffice: Kann der VA mehr als ein Gespräch gleichzeitig annehmen und Personen in der Warteschleife halten? Ist sämtliche von euch benötigte Software vorhanden – Buchhaltung, Gehaltsabrechnung oder Desktop-Publishing? Kann der VA Kundengespräche annehmen, ohne dass im Hintergrund Kinder schreien?

Verfügbarkeit: Viele VAs haben andere Verpflichtungen, die eure Zeit in Anspruch nehmen. Das ist vermutlich einer der Hauptgründe für die Arbeit von zuhause aus. Seid also von Beginn an ehrlich über eure Erwartungen. Und wenn ein VA seine Sache gut macht, dann gesteht ihm oder ihr Flexibilität zu – die Einsatzbereitschaft eines VA euch gegenüber ist so groß wie eure Einsatzbereitschaft für ihn oder sie.

Einen virtuellen Assistenten anzuheuern wird oft als großartige Möglichkeit gepriesen, kostbare Zeit für Unternehmer frei zu machen, und das bei niedrigen Kosten. Habt ihr einen virtuellen Assistenten gefunden, der die Art und Weise verändert hat, wie ihr euer Unternehmen führt? Oder würdet ihr niemals einen bewährten fest angestellter Assistenten aufgeben? Wir freuen uns unterhalb auf euren Kommentar.

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