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Bürogepflogenheiten rund um die Welt

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Wenn Sie nicht gerade unter mangelnder sozialer Kompetenz leiden, dann haben Sie vermutlich eine ganz gute Vorstellung davon, wie Sie sich in Ihrer Kultur in einem Büro verhalten. Sie wissen, wann man Hände schüttelt, wie Sie Kollegen und Vorgesetzte ansprechen, über was Sie lachen und über was besser nicht.

Aber wie sieht es aus, wenn Sie beruflich mit Menschen zu tun haben, die aus einem anderen Land und einer anderen Kultur stammen? Wissen Sie genug, um peinliche – und möglicherweise sogar geschäftsschädigende – Ausrutscher vermeiden zu können? Keine Sorge, wir sind da um zu helfen. Vermutlich werden Sie nie sämtliche Feinheiten der geschäftlichen Etikette in anderen Ländern meistern. Mit diesem kleinen Grundkurs hoffen wir aber, dass Sie das Eis brechen können – und nicht das Geschäft platzen lassen.

Und denken Sie daran – so wie in Ihrem Heimatland gibt es auch hier keine Garantie dafür, dass sich jeder daran hält. Dieser Artikel ist keine Auflistung nationaler Stereotype, sondern eher eine Anleitung, die Ihnen die wichtigsten Konventionen jeder Kultur nahe bringt.

China

China ist ein riesiges Land mit einer sehr langen Geschichte. Kein Wunder also, dass es dort jede Menge Traditionen gibt, denen gefolgt wird. Ein besonders wichtiger Teil chinesischer Kultur wird als „Gesicht“ bezeichnet; das bedeutet grob gesagt so etwas wie „Ehre“ oder „guter Ruf“. Man kann Gesicht verleihen durch Komplimente, Gesicht zeigen durch Weisheit und Erfahrung oder das Gesicht verlieren durch Fehler. Legen Sie stets großen Wert drauf, sowohl Ihr Gesicht zu wahren als auch alles zu vermeiden, wodurch andere ihre Gesicht verlieren könnten.

Wenn eine Besprechung vereinbart ist, kommen Sie nicht zu spät. Pünktlichkeit wird in China als Tugend betrachtet und eine Verspätung kann von der anderen Partei als Affront verstanden werden. Auch sollten Sie sorgfältig auf Rangordnungen achten. Das gilt sowohl für die Art und Weise, wie Sie mit den unterschiedlichen Mitgliedern eines Teams kommunizieren als auch für die Sitzordnung bei einer Besprechung. Und wenn Sie visuelle Hilfsmittel bei einer Präsentation einsetzen, gehen Sie besser auf Nummer sicher: Farben können in China sehr spezielle Bedeutung haben, deshalb halten Sie sich lieber an schwarze Schrift auf weißem Grund.

Deutschland

Struktur und Ordnung gehören zu den Qualitäten eines deutschen Arbeitsplatzes, auf denen die größte Aufmerksamkeit liegt. In einem traditionellen Umfeld wird oft genau darauf geachtet. Auch hier ist Pünktlichkeit ein wichtiges Thema – sorgen Sie also für einen guten Anfang. Verwenden Sie Titel und Nachnamen, außer Sie sind eingeladen, zu Vornamen zu wechseln: „Herr“ für Männer und „Frau“ für Frauen, egal ob die Person verheiratet ist oder nicht.

Und geben Sie immer die Hand. Das gilt in der deutschen Arbeitswelt sowohl für die Begrüßung oder wenn Sie vorgestellt werden als auch für alle Personen zu Beginn und am Ende einer Besprechung. Selbst wenn etwas Unerwartetes geschieht und Sie vor Ende der Besprechung gehen müssen, sollten Sie jedem die Hand geben. Die ranghöchste Person wird dabei zuerst angesprochen, die mit dem zweithöchsten Rang als nächstes und so weiter. Achten Sie darauf, es beim Händedruck zu lassen. Einem deutschen Kollegen oder einer Kollegin unschuldig die Hand auf die Schulter zu legen kann als völlig unangemessen empfunden werden.

Und denken Sie vor allem daran, dass den Deutschen die Privatsphäre heilig ist. Halten Sie Smalltalk locker und unverbindlich, sprechen Sie nicht über Ihr Gehalt oder das einer anderen Person und rufen Sie einen deutschen Kollegen nicht zuhause an – es sei denn, es handelt sich um einen echten Notfall.

Indien

Indien ist ein Land mit einer Fülle kultureller Traditionen. Es ist also nicht immer einfach herauszufinden, ob Sie sich auf die beste Weise verhalten. Deshalb sollten Sie sich – wie bei jedem anderen Land – erst einmal informieren. Und folgen Sie im Zweifelsfall dem Beispiel der Menschen um Sie herum.

Zwar beginnen viele geschäftliche Besprechungen in Indien mit Händeschütteln. Aber Respekt vor der indischen Kultur drücken Sie möglicherweise besser aus, wenn Sie zuerst das „Namaste“ lernen, was grob übersetzt so viel „Ich verbeuge mich vor Ihnen“ heißt. Legen Sie dazu die Handflächen auf der Mitte der Brust zusammen – so ähnlich wie beim Gebet in der westlichen Kultur – und beugen Sie den Kopf leicht. Wenn natürlich ein Inder bei einem geschäftlichen Kontakt die Hand anbietet, sollten Sie sie ergreifen und dem folgen.

Ehe das Treffen beginnt, gibt es ein wenig leichten, unpersönlichen Smalltalk. Und hat die Besprechung begonnen, sollten Sie auf jeden Fall Techniken vermeiden, die hohen Druck erzeugen oder energische Ansätze. Halten Sie Präsentationen und Verhandlungen so diplomatisch wie möglich. In vielen Gegenden Indiens gilt es als unhöflich, direkt „nein“ zu sagen – halten Sie also die Ohren offen bei Antworten auf Bitten oder Anregungen, die ein Nein vermeiden wollen, wie etwa „vielleicht“ oder „möglicherweise“. Andersherum gilt für Sie natürlich auch, dass Sie nicht direkt ablehnen. Verwenden Sie dieselben Antworten, die Sie im geschäftlichen Umfeld von Indern hören.

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Immer wenn Sie geschäftlich außerhalb der Grenzen Ihrer eigenen, vertrauten Kultur unterwegs sind, begegnen Ihnen interessante neue Erwartungen an professionelles Verhalten. Und mit etwas Recherche im Vorfeld und einer Portion Verständnis und Respekt sorgen Sie dafür, dass Sie Ihr Unternehmen – und Ihr Heimatland – im besten Licht darstellen.