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Bürogepflogenheiten rund um die Welt


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shutterstock_87877702Wo immer Sie Geschäfte machen: Hintergrundinformationen zu Orten und Menschen, mit denen Sie zu tun haben, zahlen sich aus. Wie auch in unserer eigenen Kultur gibt es in jeder anderen Traditionen, und Menschen haben ihre ganz eigene Vorstellung davon, wie korrektes berufliches Verhalten aussieht. Und genau wie zuhause kann es etwas seltsam wirken, wenn jemand keine Ahnung hat, wie man sich in einem ausländischen Büro verhält.

Im zweiten Teil unserer Reihe werfen wir wieder einen länderspezifischen Blick auf die unterschiedlichen Regeln beruflicher Etikette. Natürlich existieren in jeder Kultur viele verschiedene Verhaltensweisen und Gepflogenheiten. Sie dürfen also nicht erwarten, dass es eine universelle Einheitsregel für jede Gelegenheit gibt. In diesem Ratgeber geht es nicht um Stereotpye. Vielmehr geben wir Einblicke in einige Grundregeln der jeweiligen Länder.

Russland

In Russland ist Geduld eine Tugend. Seiner Unmut freien Lauf lassen, wenn man auf eine Besprechung wartet – das sollte man besser lassen. Auch empfiehlt es sich nicht, in Verhandlungen zu drängen oder aggressive Verkaufspraktiken einzusetzen. Stattdessen sollten Sie besser pünktlich zu sein.

Ein Handschlag ist immer angemessen. Handschuhe sollten Sie allerdings vorher ausziehen, selbst bei klirrender Kälte. Es lohnt sich auch herauszufinden, wer genau mit dabei ist, denn im russischen Geschäftsleben ist Hierarchie ein wichtiges Thema. Wenn Sie beispielsweise Führungskräfte treffen, brauchen Sie jemanden im Tross, der eine vergleichbare Position hat. Das bedeutet auch, dass die ranghöchste Person die letzte Entscheidung alleine trifft. Wundern Sie sich also nicht, wenn es lange dauert – Manager jeder Ebene müssen ihre Empfehlung zur nächsten Ebene weitergeben und auf eine Entscheidung warten.

Traditionell legen russische Unternehmen großen Wert auf Netzwerke und Beziehungen. Das russische Wort „svyasi“ heißt „Beziehung“ – in anderen Worten „die Freunde in der Chefetage“. Wenn Sie also mit der älteren Generation zu tun haben, kann es sich lohnen, erst Vertrauen zu schaffen, ehe Sie sich an Besprechungen und Angebote heranwagen. Die jüngere Generation ist tendenziell eher transaktional, das heißt Sie erreichen Sie möglicherweise besser über Vorteile als über Beziehung.

Japan

Japan ist ein Land, das für seine Höflichkeit berühmt ist, was beim Kontakt mit anderen Kulturen zu Verwirrung führen kann. Ähnlich wie China unternimmt man hier alles, um nicht „das Gesicht zu verlieren“ – der öffentliche Verlust von Respekt und Würde bei Kollegen. Dazu gehört das Ablehnen einer Bitte. Wenn also eine Ihrer Anfragen „ungewöhnlich“ ist oder „noch darüber nachgedacht“ wird, dann kann das bedeuten, dass Sie zwischen den Zeilen lesen sollten.

Nonverbale Kommunikation hat ebenfalls hohe Bedeutung. Runzelt man beim Zuhören in der westlichen Welt die Stirn, dann kann man das als Zeichen von Konzentration und echtem Zuhören werten. In Japan allerdings könnte es als Ausdruck des Widerspruchs verstanden werden. Und ganz ähnlich können harmlose Dinge wie das Neigen des Kopfes oder sich auf der Halsrückseite zu kratzen als Zeichen der Unsicherheit gewertet werden. Wenn Sie also bei Ihren japanischen Gastgebern einen sehr gefassten Ausdruck bei einer Besprechung bemerken, sollten Sie sich vermutlich ähnlich verhalten. Es könnte auch als respektlos empfunden werden, wenn Sie jemandem in die Augen blicken, insbesondere wenn Ihr Gegenüber älter als Sie ist oder in einer gehobeneren Position.

Japanische Firmen machen Geschäfte am liebsten auf Basis von Beziehungen. Idealerweise haben Sie einen japanischen Kontakt, der Sie empfehlen oder vorstellen kann. Wie immer sollten Sie bei Besprechungen pünktlich erscheinen und immer ein kleines Geschenk mitbringen, das dem ranghöchsten Mitglied der Besprechung überreicht wird. Und denken Sie daran, wenn Sie in Japan etwas geben oder empfangen – Geschenke, Visitenkarten, Geld –, dann gilt es als höflich, beide Hände zu verwenden, selbst wenn es ein kleines Objekt ist. Schieben Sie nicht lässig die Visitenkarte über den Tisch und stecken Sie eine erhaltene Karte nicht einfach in die Tasche. Nehmen Sie sich ein paar Sekunden, um sie zu lesen und wertzuschätzen, und legen Sie sie respektvoll auf den Tisch oder in einen speziellen Behälter für Visitenkarten.

Brasilien

shutterstock_107571698Persönliche Kommunikation von Mensch zu Mensch ist in Brasilien enorm wichtig. Erwarten Sie also nicht, dass sich in Ihrer Geschäftsbeziehung etwas tut, solange Sie noch beim anfänglichen schriftlichen Kontakt sind. Ebenso wichtig ist der Blickkontakt. Achten Sie also bei der Arbeit mit einem Dolmetscher darauf, direkt Ihrem brasilianischen Gegenüber zu antworten. Im Allgemeinen ist ein Gespräch in Brasilien eine lebhafte Angelegenheit. Sie können also erst eine lockere Unterhaltung erwarten, ehe es um Geschäftliches geht. Dabei sollten Sie politische oder religiöse Themen vermeiden und auch nicht über Argentinien sprechen. Wenn Sie beim Reden unterbrochen werden, muss Sie das nicht überraschen: Es wird normalerweise sozial akzeptiert.

Großen Wert legen Brasilianer auf Beziehungen. Man handelt dort eher so, als ob man mit ihnen Geschäfte macht, nicht mit ihrer Firma. Das bedeutet allerdings auch, dass Sie nicht das Team austauschen sollten, mit dem Sie zu Besprechungen gehen, nachdem Sie bereits ein gutes Verhältnis aufgebaut haben – Sie müssen sonst womöglich wieder von vorn beginnen.

Wenn Sie Geschenke machen, vermeiden Sie Violett und Schwarz, denn diese Farben gelten in Brasilien als Trauerfarben. Und wenn Sie Visitenkarten verteilen, dann bringen Sie welche, auf denen Ihre Daten sowohl in Portugiesisch als auch auf Deutsch stehen.

Im Ausland Geschäfte machen kann eine Herausforderung sein. Doch wenn Sie zumindest ein grundlegendes Verständnis der lokalen Gepflogenheiten und kulturellen Verhaltensweisen mitbringen, vermeiden Sie peinliche Fehltritte in Ihren geschäftlichen Unternehmungen.